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SISTEMI DI GESTIONE: la valutazione delle forniture e dei fornitori

Lusios S.r.l.

La valutazione e la selezione di fornitori esterni è una fase chiave nel processo di pianificazione degli acquisti poiché rappresenta quella fase del processo che consente di maturare collaborazioni con partner che siano in grado di:

  • fornire prodotti e/o servizi compatibili con i requisiti di produzione indotti dal mercato e da normative di settore (ISO 9001);
  • fornire prodotti e/o servizi che siano in linea con gli obiettivi aziendali di riduzione dell’impatto ambientale (ISO 14001);
  • fornire prodotti e/o servizi che non rappresentino un rischio rilevante per la salute e sicurezza di tutti i lavoratori coinvolti (a titolo diretto ed indiretto) nella relazione professionale con il fornitore (ISO 45001).

 

  ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

Cap. standard ISO

8.4 6.1.2 – 8.1 8.1.4
Finalità della valutazione

Lo scopo della valutazione preliminare del fornitore è selezionare un fornitore in linea con le esigenze dell’organizzazione.

E’ necessario un processo per raccogliere informazioni sui potenziali fornitori e per eliminare quelli non idonei in modo che, al momento dell’acquisto, non si debba seguire l’intero processo da zero.

 

Le attività si una organizzazione vengono caratterizzate dalla propria mappa degli aspetti ambientali.

All’interno di tali valutazioni sono coinvolti anche quegli impatti sui cui l’organizzazione non ha il diretto controllo, ma su cui si può esercitare una influenza (come appunto le attività dei fornitori).

Al fornitore sarà quindi chiesto di rispondere ai requisiti aziendali di contenimento degli impatti ambientali, sia per i prodotti approvvigionati, sia per le modalità con cui vengono erogati i servizi.

Considerare, fin dalla fase di qualifica del fornitore, le competenze e le attività degli appaltatori e del relativo impatto sull’organizzazione aziendale (processi, luoghi di lavoro, ecc.) e sulle altre eventuali parti interessate (altri appaltatori, visitatori, o impatti in aree esterne al perimetro aziendale).

Viceversa, dovranno essere valutati gli impatti generati da processi ed attività aziendali sugli appaltatori stessi.

Suggerimenti operativi

Il primo passo è stabilire il tipo di prodotti e di servizi di cui si ha bisogno per supportare la propria attività e, quindi, cercare fornitori che dichiarino di fornire tali prodotti e servizi. In questa fase, occorre guardare cosa dichiara di fare e come dichiara di lavorare ogni fornitore e cosa ha fatto in passato.

Alcuni dei controlli necessari per stabilire la credibilità dei fornitori farebbero perdere molto tempo e ritarderebbero il processo di selezione se venissero effettuati solo quando si ha in mente un acquisto specifico. Occorrerà, dunque, sviluppare i propri criteri per procedere preliminarmente a una sorta di scrematura.

Tra questi criteri potrebbero esserci i seguenti:

  • è probabile che il fornitore riesca a fornire ciò che l’azienda desidera nelle quantità che potrebbe richiedere;
  • è probabile che il fornitore sia in grado di soddisfare le vostre potenziali esigenze in merito alle date di consegna;
  • sembra che il fornitore possa fornire il supporto post-vendita che vi è solitamente necessario;
  • il fornitore dispone di un sistema atto a garantire la qualità dei suoi prodotti o dei servizi;
  • il fornitore sembra impegnato nel miglioramento continuo;
  • il fornitore è finanziariamente stabile

Un fornitore può essere selezionato in base ai prodotti ecologici che caratterizzano la propria offerta mediante il possesso di marchi ecologici di prodotto come l’Ecolabel UE (Regolamento CE n. 66/2010).

Questi marchi, come l’Ecolabel, offrono garanzia di qualità per il consumatore in quanto testati in base a elevati standard prestazionali e ambientali. La prestazione ambientale è valutata analizzando l’intero ciclo di vita del prodotto mediante l’analisi di LCA (Life Cycle Assessment).

Un fornitore inoltre può essere selezionato anche in base al possesso di un proprio sistema di gestione ambientale (SGA). Tali strumenti permettono il miglioramento continuo delle prestazioni ambientali attraverso lo sviluppo e l’attuazione della politica ambientale e la gestione degli impatti ambientali dell’azienda. Vi sono SGA attuabili in base alla norma internazionale UNI EN ISO 14001 oppure conformemente al Regolamento Europeo EMAS.

Il primo passo fondamentale è assicurare che:

  • gli appaltatori rispettino tutti i requisiti tecnico-professionali e legali applicabili;
  • che siano in grado di soddisfare, direttamente e/o tramite subappaltatori e loro addetti, i requisiti specifici dell’Organizzazione presso cui andranno ad operare.

l’organizzazione dovrà quindi:

  • garantire che il processo di approvvigionamento definisca formalmente criteri di selezione degli appaltatori, in termini di salute e sicurezza sul lavoro, coerenti con i requisiti legali ed i requisiti aziendali;
  • assicurare, attraverso l’implementazione di specifica procedura specifico processo, la selezione e qualifica iniziale dei fornitori / subfornitori;
  • assicurare attraverso l’implementazione di specifica procedura specifici processi, la sorveglianza sul mantenimento della qualifica dei fornitori / subfornitori stessi, durante la fase esecutiva dell’appalto e i relativi controlli operativi.

Quando si avvia la ricerca di un fornitore esterno, bisogna essere sicuri che questo possa fornire il prodotto o il servizio richiesto. Ciò significa che la decisione di selezionare uno specifico fornitore esterno dovrebbe essere basata sulla conoscenza della capacità di quel fornitore di soddisfare le esigenze dell’organizzazione.

La decisione, infatti, dovrebbe essere basata sui dati raccolti a seguito di una valutazione eseguita in base ai criteri che erano stati stabiliti in precedenza per la selezione di un fornitore per uno specifico materiale o servizio.

Non esiste un modello generico da seguire per ciò che riguarda il processo di selezione: ogni settore ha sviluppato un processo specifico per soddisfare le proprie esigenze. Tuttavia, possiamo trattare ognuno di questi processi in più fasi in ognuna delle quali il numero dei potenziali fornitori viene ridotto per terminare con la selezione di ciò che si spera sia la rosa di fornitori più adatta a soddisfare i requisiti.

La valutazione del fornitore può quindi essere suddivisa in più parti:

  • la valutazione tecnica – per stabilire che prodotti, processi o servizi siano effettivamente ciò che il fornitore si è impegnato a mettere a disposizione;
  • la valutazione del sistema di gestione del fornitore– per stabilire se il fornitore può dimostrare la capacità di fornire costantemente prodotti e servizi che soddisfino i requisiti dell’organizzazione;
  • la valutazione finanziaria – per verificare la solvibilità, il rischio assicurativo, la stabilità, ecc.;
  • la valutazione etica – per verificare probità, conformità con gli standard professionali, leggi e cogenze.